Was Beschäftigte wissen sollten und welche Pflichten Arbeitgeber haben
Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO gehört zu den mächtigsten Instrumenten im Datenschutz. Es verschafft Betroffenen Transparenz über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten – ein Prinzip, das weit über Kunden- und Nutzerdaten hinausgeht. Doch wie verhält es sich im Arbeitsverhältnis?
Können Mitarbeitende von ihrem Arbeitgeber Auskunft verlangen – und wenn ja, in welchem Umfang?
Die kurze Antwort: Ja.
Aber wie so oft im Datenschutz steckt die eigentliche Herausforderung im „Wie“.
1. Rechtslage: Auskunftsrecht gilt uneingeschränkt auch im Arbeitsverhältnis
Die DSGVO unterscheidet nicht zwischen Rollen oder Kontexten.
Egal ob Verbraucherin, Bewerber, Kunde oder Beschäftigte:
Jede betroffene Person hat das Recht, Auskunft über die eigenen personenbezogenen Daten zu erhalten.
Arbeitgeber sind daher verpflichtet, Mitarbeitenden auf Anfrage mitzuteilen:
- Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden
- Zuwecke der Verarbeitung
- Kategorien von Empfängern
- Speicherdauer
- Datenherkunft (falls nicht beim Mitarbeitenden erhoben)
- Bestehende Rechte wie Löschung, Berichtigung oder Widerspruch
- Übermittlungen in Drittländer
- Informationen zu automatisierten Entscheidungen oder Profiling
- Eine Kopie der gespeicherten personenbezogenen Daten
Das bedeutet: Auch im Beschäftigungsverhältnis gelten vollumfänglich die Auskunftsrechte nach Art. 15 DSGVO sowie die ergänzenden Regelungen des BDSG.
2. Welche Daten dürfen Mitarbeitende konkret abfragen?
Die möglichen Datenquellen im Arbeitsverhältnis sind vielfältig. Typische Beispiele:
Stammdaten und Vertragsunterlagen
- Personalakte
- Arbeitsvertrag, Änderungsverträge, Abmahnungen
- Sozialversicherungs- und Steuerdaten
Leistungs- und Verhaltensdaten
- Leistungsbeurteilungen
- Zielvereinbarungen
- Bonusberechnungen
- Schulungsnachweise
IT- und Systemdaten
- Login-Daten, Zugriffsprotokolle (soweit personenbezogen)
- E-Mail-Metadaten (nicht zwingend Inhalte)
- Arbeitszeiterfassung
Daten im Recruiting-Prozess
- Bewerbungsunterlagen
- Interviewnotizen
- Eignungs- oder Persönlichkeitstests (wenn zulässig)
Wichtig: Auch Daten, die nur vorübergehend gespeichert sind oder in verschiedenen Systemen schlummern, sind auskunftspflichtig.
3. Wo liegen die Grenzen des Auskunftsrechts?
Auch wenn Mitarbeitende umfassende Rechte haben, gibt es legitime Einschränkungen. Arbeitgeber dürfen Auskunft verweigern, wenn:
Rechte Dritter betroffen wären
Zum Beispiel:
- personenbezogene Aussagen anderer Mitarbeitender, die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen
- interne Notizen, die Vertraulichkeit erfordern und nicht ohne Schwärzung geteilt werden können
Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse gefährdet wären
Etwa interne Kalkulationen oder vertrauliche strategische Informationen.
Aber wichtig: Arbeitgeber müssen begründen, warum eine Einschränkung notwendig ist – pauschale Ablehnungen sind unzulässig.
Anfrage exzessiv oder offensichtlich unbegründet ist
Beispiel: wiederholte identische Anfragen in kurzer Zeit.
4. Gibt es Besonderheiten bei Bewerbern, ehemaligen Mitarbeitenden oder Praktikanten?
Ja – das Auskunftsrecht gilt in allen Stadien:
- Bewerber haben Anspruch auf Auskunft über alle im Recruiting-Prozess erhobenen Daten.
- Ehemalige Mitarbeitende können Auskunft verlangen, solange Daten noch gespeichert sind.
- Praktikanten, Werkstudierende und freie Mitarbeiter gelten ebenfalls als beschäftigte Personen im Sinne des Datenschutzrechts.
5. Welche Pflichten haben Arbeitgeber?
Unternehmen müssen:
- innerhalb eines Monats auf Auskunftsersuchen reagieren,
- die Daten vollständig und verständlich bereitstellen,
- Identität der anfragenden Person prüfen,
- klare interne Prozesse definieren (HR, IT, Datenschutzbeauftragte),
- Daten, die nicht herausgegeben werden dürfen, schwärzen oder begründen, warum sie fehlen,
- eine kostenfreie Kopie personenbezogener Daten bereitstellen.
Fehlende, verspätete oder unvollständige Auskünfte können Beschwerden bei Aufsichtsbehörden oder Bußgelder nach sich ziehen.
6. Praktische Herausforderungen für Arbeitgeber
In vielen Unternehmen sind personenbezogene Mitarbeitendendaten in verschiedenen Systemen verteilt:
- HR-Software
- E-Mail-Server
- Zeiterfassungssysteme
- Bewerbermanagement
- interne Dateiablagen oder Papierakten
Ein strukturiertes Data-Governance- und Löschkonzept ist daher entscheidend, um Auskunftsanfragen korrekt und fristgerecht beantworten zu können.
Fazit
Ja: Die datenschutzrechtlichen Auskunftsrechte gelten uneingeschränkt auch gegenüber Mitarbeitenden.
Das Arbeitsverhältnis ist kein rechtsfreier Raum – im Gegenteil. Die DSGVO trägt dazu bei, Transparenz zu schaffen und Vertrauen zwischen Beschäftigten und Arbeitgebern zu stärken.
Während Mitarbeitende ein wichtiges Kontrollinstrument erhalten, stehen Arbeitgeber vor der Aufgabe, interne Prozesse so zu gestalten, dass sie rechtssicher, effizient und vollständig Auskunft geben können. Klar strukturierte Datenprozesse, Schulungen und die Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten sind hierfür unerlässlich.
