Wann brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt hohe Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Doch nicht jedes Unternehmen ist automatisch verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Entscheidung hängt von verschiedenen Kriterien ab – insbesondere von der Art und dem Umfang der Datenverarbeitung.
Im Folgenden erfahren Sie, wann Sie gesetzlich zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, und wann es auch ohne Pflicht sinnvoll ist, auf professionelle Datenschutzunterstützung zu setzen.
Gesetzliche Pflicht: Wann muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden?
Nach Art. 37 DSGVO und § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) ist ein Unternehmen oder eine Organisation zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, wenn mindestens eines der folgenden Kriterien zutrifft:
✅ 1. Regelmäßige und umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten
Wenn Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeiten (z. B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten, politische Meinungen), und dies ein Kernelement Ihrer Tätigkeit ist, benötigen Sie einen Datenschutzbeauftragten.
✅ 2. Überwachung von Personen als Kerntätigkeit
Wenn Ihr Unternehmen systematisch Personen beobachtet – etwa durch Videoüberwachung, Tracking oder Profiling –, besteht ebenfalls eine Benennungspflicht.
✅ 3. Mindestens 20 Personen ständig mit der Datenverarbeitung beschäftigt
Sobald regelmäßig mindestens 20 Mitarbeitende (inkl. Teilzeitkräfte und externe Dienstleister) ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind (z. B. Kunden-, Mitarbeiter- oder Lieferantendaten), ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen.
Freiwillige Benennung: Wann ein Datenschutzbeauftragter trotzdem sinnvoll ist
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, kann es strategisch sinnvoll sein, einen Datenschutzbeauftragten freiwillig zu benennen – insbesondere:
- bei wachsendem Kundenstamm und Datenaufkommen,
- zur Vermeidung von Bußgeldern bei Datenschutzverstößen,
- zur Erhöhung der Rechtssicherheit bei neuen digitalen Geschäftsmodellen,
- zur Stärkung des Vertrauens bei Kunden, Partnern und Mitarbeitenden,
- bei komplexen IT-Systemen oder Cloud-Lösungen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet hier eine flexible und kosteneffiziente Lösung, ohne dass interne Ressourcen gebunden werden müssen.
Fazit: Datenschutz ist Pflicht – der DSB oft auch
Ob gesetzlich vorgeschrieben oder freiwillig aus unternehmerischer Weitsicht: Ein Datenschutzbeauftragter hilft, rechtliche Risiken zu vermeiden, interne Prozesse datenschutzkonform zu gestalten und das Vertrauen in Ihr Unternehmen nachhaltig zu stärken.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten brauchen?
Wir beraten Sie gerne – unverbindlich und individuell auf Ihre Branche abgestimmt.
📞 Jetzt Kontakt aufnehmen: