Interner oder externer Datenschutzbeauftragter? – Ein Überblick über Vor- und Nachteile
Unternehmen, die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegen, sind ab einer bestimmten Größe oder Art der Datenverarbeitung verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dabei stellt sich oft die Frage: Soll diese Funktion intern besetzt oder extern vergeben werden?
Beide Modelle haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile – je nach Unternehmensstruktur, vorhandenen Ressourcen und individuellen Anforderungen.
Interner Datenschutzbeauftragter: Vorteile & Nachteile
✅ Vorteile
- Betriebs- und Branchenkenntnis:
Ein interner Datenschutzbeauftragter kennt die internen Abläufe, Prozesse und die Unternehmenskultur sehr genau. Das erleichtert die praktische Umsetzung datenschutzrechtlicher Maßnahmen. - Direkte Verfügbarkeit:
Als Mitarbeiter ist der interne DSB oft schneller erreichbar und direkt in Projekte eingebunden. - Stärkere Integration:
Durch die enge Einbindung in die Organisation können Datenschutzanforderungen nahtlos in betriebliche Entscheidungen einfließen.
❌ Nachteile
- Ressourcenbindung:
Die Position eines internen DSB erfordert umfangreiche Fachkenntnisse und laufende Weiterbildungen – das kann Personal und Budget langfristig binden. - Haftungsrisiken & Interessenskonflikte:
Ein interner Datenschutzbeauftragter darf keine Tätigkeiten ausüben, die mit seinen Aufgaben kollidieren (z. B. IT-Leitung, Geschäftführung, Marketingleitung). Dies kann in kleineren Unternehmen zu Konflikten führen. - Kündigungsschutz:
Nach der Benennung genießt ein interner DSB einen besonderen Kündigungsschutz, was bei späteren Umstrukturierungen berücksichtigt werden muss.
Externer Datenschutzbeauftragter: Vorteile & Nachteile
✅ Vorteile
- Fachliche Expertise & Erfahrung:
Externe Datenschutzbeauftragte bringen in der Regel fundierte juristische und technische Kenntnisse mit – und oft auch branchenspezifische Praxiserfahrung aus unterschiedlichen Unternehmen. - Kosteneffizienz:
Statt einer Vollzeitstelle werden nur die tatsächlich benötigten Leistungen abgerechnet – das ist besonders für kleinere und mittlere Unternehmen wirtschaftlich attraktiv. - Keine Interessenskonflikte:
Der externe DSB agiert unabhängig und objektiv, ohne in interne Hierarchien eingebunden zu sein. - Schnelle Einsatzbereitschaft:
Die externe Lösung ermöglicht oft eine sofortige Übernahme der Datenschutzverantwortung – ohne langwierige Einarbeitung.
❌ Nachteile
- Weniger Unternehmensnähe:
Ein externer DSB ist nicht ständig vor Ort und muss sich erst mit der Unternehmenskultur und internen Prozessen vertraut machen. - Begrenzte Verfügbarkeit bei hoher Auslastung:
Bei einem unerwarteten Datenschutzvorfall muss ein externer DSB eventuell koordiniert werden, wenn mehrere Kunden gleichzeitig betreut werden.
Fazit: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Wahl zwischen internem und externem Datenschutzbeauftragten hängt stark von den individuellen Gegebenheiten ab: Unternehmensgröße, vorhandene Ressourcen, Risikoprofil und Datenschutzanforderungen.
👉 Für größere Unternehmen mit etablierten Strukturen kann ein interner DSB sinnvoll sein – vorausgesetzt, es stehen ausreichend Kapazitäten und Fachwissen zur Verfügung.
👉 Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bietet ein externer Datenschutzbeauftragter meist die effizientere, flexiblere und rechtssichere Lösung.
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